I tuoi dati, alla lettera

Titolare del trattamento

LEGIUM, titolare Dario Turianelli, persona fisica, in attesa della società in costituzione · assistenza@legium.it. A questo indirizzo puoi rivolgere ogni richiesta su questa informativa e sui tuoi diritti.

Quali dati trattiamo, perché, con quale base

• Iscrizione e impresa: partita IVA, email dell'ufficio, nome di chi si iscrive; la ragione sociale e la sede che il registro europeo VIES restituisce per quella partita IVA (o quelle che scrivi tu se il registro non la trova); il nome con cui chiamate l'impresa, la posta elettronica certificata se la indichi, le categorie SOA (dall'elenco pubblico di ANAC per la tua partita IVA, o scritte da te) e le regioni in cui lavorate. Servono ad aprire e gestire il conto, a mostrarti le gare adatte e, più avanti, a fatturare. Base: contratto e misure precontrattuali (articolo 6.1.b).
• Una prova per partita IVA: la partita IVA e la data della prova restano registrate anche dopo la cancellazione del conto, senza altri dati, per dare una sola prova a ogni impresa. Base: legittimo interesse a evitare abusi (articolo 6.1.f).
• Accessi e sicurezza: password in forma protetta (mai in chiaro), il codice di 6 cifre che mandiamo via email (vale 10 minuti), ogni accesso, uscita, tentativo fallito e blocco con data e ora, indirizzo di rete e tipo di dispositivo, le sessioni aperte, i collegamenti di accesso via email (valgono 15 minuti, una volta sola, solo sul dispositivo che li ha chiesti), i dispositivi che hai chiesto di ricordare (per non chiederti il codice a ogni accesso, 60 giorni) e il «resta dentro» di LEGIUM aperta dall'icona sulla Home o del «Ricordami» del computer (fino a 60 giorni dall'ultima apertura, con un gettone che cambia a ogni uso). Per avvisarti quando qualcuno entra nel tuo conto da un dispositivo mai visto, ricordiamo i dispositivi da cui sei entrato (un codice casuale nel cookie legium_dispositivo, il tipo di dispositivo e la città approssimativa): la città la ricaviamo dall'indirizzo di rete con una tabella che sta sul nostro server (dati DB-IP, db-ip.com, licenza CC BY 4.0), senza chiedere niente a servizi esterni, ed è solo una stima. Ti mandiamo allora l'email «Nuovo accesso a LEGIUM» con il pulsante per bloccare l'accesso; nel conto, sotto «Accesso e dispositivi», vedi i dispositivi collegati e puoi farli uscire. Se attivi l'accesso con Face ID, l'impronta o Windows Hello (una «passkey»), conserviamo soltanto la chiave pubblica che il dispositivo crea, il nome che le dai e quando l'hai usata: il volto, l'impronta e la chiave privata restano nel dispositivo e non li riceviamo mai. La togli quando vuoi da «Accesso e dispositivi». Alla scelta della password ne confrontiamo un frammento cifrato con un servizio pubblico di password rubate (solo i primi cinque caratteri dell'impronta, mai la password e mai l'impronta intera). Base: contratto (articolo 6.1.b) e legittimo interesse alla sicurezza (articolo 6.1.f).
• Il lavoro nel conto: le gare che segui e le ricerche dei CIG che fai, le note, le spunte, le gare passate a un collega, la lista «Domani in ufficio», la fase di lavoro di ogni gara, le segnalazioni d'errore che ci mandi con il loro testo. Sono il cuore del servizio. Base: contratto (articolo 6.1.b). Restano riservati alla tua impresa.
• Documenti di gara che carichi («Carica gli atti»): i file come li mandi, il testo che ne leggiamo, la ricevuta di ogni invio e il report che ne nasce. Servono soltanto a produrre il tuo report. Restano tuoi e privati: li vede solo la tua impresa, non entrano nell'archivio pubblico di LEGIUM e non li usiamo per misurare o migliorare il lettore. Del caricamento teniamo una riga di controllo senza nomi di file e senza contenuto (un codice anonimo dell'impresa, il CIG, quanti file, quali formati, l'esito e i tempi). Base: contratto (articolo 6.1.b).
• «Manda al titolare»: quando mandi a qualcuno il PDF di una gara, creiamo un collegamento che vale 30 giorni e che puoi revocare; contiamo quante volte viene aperto, senza sapere chi lo apre. Base: contratto (articolo 6.1.b).
• Notifiche sul telefono e sul computer: se le accendi, il tuo browser ci dà un indirizzo di consegna e due chiavi per cifrare i messaggi; teniamo anche le tue preferenze (quali notifiche vuoi) e un registro delle notifiche mandate, per non mandarne mai due per lo stesso fatto. Le spegni dal conto o con «Esci da tutti i dispositivi». Base: contratto (articolo 6.1.b).
• Prova, prenotazione e abbonamento: inizio e fine della prova, la prenotazione del prezzo Fondatori (ragione sociale, partita IVA o codice fiscale, periodo, data, eventuale rinuncia) e i dati per la fattura che indichi (ragione sociale, sede, partita IVA, codice fiscale, codice destinatario o posta elettronica certificata, chi rappresenta l'impresa); a fine prova, se vuoi, il motivo per cui non continui. Quando i pagamenti saranno aperti, del pagamento teniamo solo i riferimenti che il fornitore ci restituisce (cliente, abbonamento, scadenza, esito), mai i dati della carta. Base: misure precontrattuali e contratto (articolo 6.1.b); le fatture, obbligo di legge (articolo 6.1.c).
• «Invita un'impresa»: il codice del tuo collegamento d'invito e, quando un'impresa invitata inizia la prova, la sua partita IVA e i giorni di prova in più dati a te (il cookie legium_invito ricorda per 30 giorni da quale collegamento è arrivata). Base: contratto (articolo 6.1.b).
• Comunicazioni email di servizio: codice, benvenuto, inviti dei colleghi, promemoria della prova, avvisi sulle gare (quelli che tieni accesi), prenotazione, attivazione, cancellazione. Necessarie al servizio, non promozionali. Base: contratto (articolo 6.1.b).
• Messaggi che ci scrivi (email, modulo dei contatti, «Scrivici» e «Dicci» nell'app, con la pagina da cui scrivi, l'ora e la tua impresa): per risponderti e per migliorare LEGIUM. Base: misure precontrattuali o contratto (articolo 6.1.b).
• Lista d'attesa: finché LEGIUM non è aperto a tutti, se entri nella lista d'attesa teniamo nome, email, impresa, partita IVA (con l'esito del controllo sull'archivio europeo VIES), regione, categorie SOA con la classifica, il tuo ruolo (ufficio gare, titolare, tecnico) e la pagina da cui arrivi (e il CIG, se arrivi da una gara). Servono a scriverti la conferma dell'iscrizione e, all'apertura, l'email «LEGIUM è aperto» (chi è in lista entro il termine del prezzo Fondatori lo ha), e a mostrarti, dopo la conferma, le gare aperte adatte alla tua impresa. Nessun altro uso. Base: misure precontrattuali chieste da te (articolo 6.1.b).
• L'email «Le tue gare della settimana»: solo se la chiedi con la sua casella, separata da quella della lista. Il lunedì ti mandiamo tre gare aperte adatte alle tue categorie e alla tua regione. La togli quando vuoi, con il collegamento in fondo a ogni email: da quel momento non la ricevi più e resti in lista. Base: il tuo consenso (articolo 6.1.a), che puoi revocare in ogni momento senza conseguenze sulla lista.
• Il report completo di una tua gara (uno per partita IVA della lista): teniamo l'email, la partita IVA, il CIG chiesto e l'ora, per prepararti il report e mandartelo per email. Base: misure precontrattuali chieste da te (articolo 6.1.b). Per fermare i robot contiamo le richieste per indirizzo di rete solo in memoria, senza salvarlo.
• «Segui questa gara» e «Avvisami» senza conto: l'email e il CIG della gara che chiedi di seguire, con le date di richiesta, conferma e rinuncia. Ti scriviamo solo per confermare e quando quella gara cambia (o, per «Avvisami», quando la gara arriva); ogni email ha il collegamento per smettere. Base: misure chieste da te (articolo 6.1.b).
• «Gare della settimana nella tua regione» senza conto: email e regione, con la conferma (doppio consenso) e le date. Il lunedì ti mandiamo le gare della settimana di quella regione; la togli con il collegamento in fondo a ogni email. Base: il tuo consenso (articolo 6.1.a), revocabile in ogni momento.
• «Segnala un errore» dalla pagina pubblica di una gara: il CIG, il dato, il testo che scrivi e, se la lasci, l'email per risponderti. Serve a correggere il dato. Base: legittimo interesse alla correttezza dei dati (articolo 6.1.f).
• Note interne dell'assistenza sulla tua impresa (appunti della Direzione di LEGIUM, mai visibili nel tuo conto): per seguirti nel tempo. Base: legittimo interesse all'organizzazione del servizio (articolo 6.1.f).
• Il registro di chi ha fatto cosa (accessi, azioni dell'assistenza sulla tua impresa, esportazioni, cancellazioni, accettazioni di questi testi con la versione e l'impronta del testo): non si modifica. Base: legittimo interesse alla sicurezza e alla prova di ciò che è avvenuto (articolo 6.1.f). La Direzione di LEGIUM entra con una password e un secondo fattore (un'app di autenticazione) e il suo accesso resta nel registro.
• Visite al sito, senza cookie: contiamo per giorno le visite alle pagine, i tocchi su «Prova 14 giorni gratis» o su «Entra in lista d'attesa», le iscrizioni, le prenotazioni e i CIG richiesti, col canale da cui arrivano (un motore di ricerca, un assistente di intelligenza artificiale, un social, un'email, un invito, diretto) letto dall'indirizzo di provenienza e dai parametri della pagina; da dove parte il tocco viaggia nell'indirizzo della pagina, mai in un cookie. Contiamo allo stesso modo i passaggi dal CIG incollato alla richiesta del report (anteprima, «Questa gara fa per te?», lista d'attesa, report), col tipo di provenienza (diretta, un motore di ricerca, un social, un collegamento condiviso). Solo numeri per giorno: nessuna riga per persona, nessun identificativo, i robot dichiarati non contano. Base: legittimo interesse (articolo 6.1.f).
• Log tecnici del server (indirizzo di rete, data e ora, pagina, esito, browser): sicurezza e funzionamento. Base: legittimo interesse (articolo 6.1.f).

Non usiamo i tuoi dati per pubblicità, non li vendiamo, non li cediamo a terzi per finalità loro, non prendiamo decisioni automatizzate che producano effetti giuridici su di te. Il nostro conto di collaudo, con cui proviamo il servizio come lo vede un cliente, è di LEGIUM e non contiene dati di clienti.

L’attività d’uso durante il pilota

Durante il pilota, solo per le imprese che la Direzione segna «in prova», registriamo dal nostro server che cosa si fa nel conto: gli accessi, le ricerche, i report aperti, le parti del report e le fonti aperte, i PDF scaricati, i documenti caricati, le gare seguite, le pagine d'errore viste. Serve a capire che cosa è utile e a correggere il report. Non usiamo strumenti di terzi, non registriamo lo schermo né i movimenti del mouse. Le righe si tengono 12 mesi; la registrazione si ferma subito se ce lo chiedi. La vede solo la Direzione di LEGIUM, non i tuoi colleghi. Base: legittimo interesse a migliorare il servizio (articolo 6.1.f).

Le pagine pubbliche delle gare

Le pagine pubbliche delle gare e le loro raccolte (per regione, provincia, ente, categoria) mostrano dati pubblicati da ANAC sugli enti e sulle gare (anche gli esiti: aggiudicatario, ribasso, partecipanti, che sono imprese, non persone) e brevi passaggi degli atti pubblici, con la pagina. Le ditte individuali, il cui codice fiscale è quello di una persona, non compaiono mai con il codice fiscale. Le pagine pubbliche non dicono mai quale impresa segue una gara né chi l'ha cercata. Se una pagina mostra un tuo dato personale che non dovrebbe esserci, scrivici e lo togliamo.

Per quanto tempo

• Dopo la prova: le gare salvate, le note e le spunte restano nel conto, sotto il lucchetto, finché non chiedi di cancellarle. La cancellazione automatica dei conti rimasti fermi (30 giorni dopo la fine della prova, con un'email 7 giorni prima) esiste ma oggi è spenta: prima di accenderla aggiorniamo questa informativa.
• Cancellazione chiesta da te: 7 giorni dalla richiesta, in cui si può annullare; poi i dati si rimuovono per sempre. Se vuoi che spariscano subito, scrivici.
• Con un piano attivo: per la durata del contratto, poi come sopra.
• Documenti che carichi: i file e il testo letto si cancellano da soli 90 giorni dopo la consegna, o 30 giorni dopo il termine della gara se arriva prima; li puoi togliere prima in ogni momento («Rimuovi», «Cancella la consegna»).
• Partita IVA della prova: la partita IVA e la data, senza altri dati, anche dopo la cancellazione.
• Lista d'attesa: 12 mesi dall'iscrizione, poi via; se ci scrivi di toglierti, prima. L'email della settimana si ferma subito quando la togli; la richiesta del report di una tua gara resta quanto la tua iscrizione.
• «Segui questa gara», «Avvisami» e «Gare della settimana nella tua regione»: finché non smetti (una richiesta non confermata non riceve nulla). Segnalazioni d'errore: finché servono a correggere il dato.
• Ricerche dei CIG e attività d'uso del pilota: 12 mesi.
• Copia delle email che ti mandiamo (la vedi nel conto, in «Cosa ti abbiamo scritto»): solo il testo, senza collegamenti personali né codici di accesso; 12 mesi, poi via.
• Registro delle notifiche mandate, collegamenti per il titolare scaduti o revocati e voci fatte di «Domani in ufficio»: 90 giorni, poi via.
• Il registro (accessi e azioni): 24 mesi; oltre, solo conteggi mensili senza nomi.
• Documenti di fatturazione, quando ci saranno: 10 anni (obbligo di legge).
• Log del server web: 14 giorni.
• Codici, collegamenti di invito e di recupero, sessioni: il tempo della loro validità (da pochi minuti a 30 giorni; «resta dentro» e «Ricordami» 60), poi puliti ogni giorno.
• Messaggi all'assistenza («Scrivici», «Dicci»): 24 mesi.
• Dispositivi da cui sei entrato: 400 giorni dall'ultimo accesso da ognuno; il link «Blocca l'accesso» vale 7 giorni. Passkey: finché non le togli o non chiudi il conto.
• Copie di sicurezza: ogni notte una copia cifrata di database, report e configurazione. Sul server teniamo le copie degli ultimi 7 giorni, una per ognuna delle ultime 4 settimane e una per ognuno degli ultimi 12 mesi; le altre si cancellano da sole. Una copia, sempre cifrata, viene scaricata sul computer del titolare del servizio. Chi non ha la chiave non le può leggere. Servono a ripristinare il servizio, non ad altro: per questo un dato cancellato può restare in una copia fino a 12 mesi, senza essere usato. I documenti che carichi e il testo che ne leggiamo non entrano nelle copie.

Chi tocca i dati e dove

Solo fornitori tecnici necessari, nominati responsabili del trattamento dove previsto:

• Hosting: il server che ospita sito e app è di OVHcloud, in un centro dati nell'Unione Europea.
• Posta: Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited, Irlanda), per le email che ti mandiamo.
• Verifica della partita IVA: il registro VIES della Commissione europea riceve la partita IVA che scrivi all'iscrizione e ci restituisce nome e sede dell'impresa.
• Notifiche: il messaggio, cifrato, passa dal servizio di consegna del tuo browser (Apple per Safari, Google per Chrome, Mozilla per Firefox), che non lo può leggere.
• Controllo delle password rubate: il servizio pubblico «Have I Been Pwned» (Regno Unito), che riceve solo i primi cinque caratteri dell'impronta cifrata della password, da cui la password non si può ricostruire; nessun dato che ti identifichi.
• Pagamenti, quando saranno aperti: Stripe (Stripe Payments Europe Limited, Irlanda), che tratta i dati della carta al posto nostro (noi non li vediamo mai), come titolare autonomo per i suoi obblighi di legge.

Nessun trasferimento fuori dall'Unione Europea senza le garanzie previste dal GDPR (decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard). Il servizio di consegna delle notifiche può stare fuori dall'Unione, ma riceve solo messaggi cifrati; il controllo delle password è nel Regno Unito, coperto da una decisione di adeguatezza, e riceve dati da cui non si risale a una persona.

Cookie: solo tecnici, nessun banner

I tuoi diritti, e i bottoni per esercitarli

Puoi chiedere in ogni momento accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei tuoi dati e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse (articoli 15-22 del GDPR). Il titolare del conto trova i bottoni nel conto, sotto «I tuoi dati»:

• Esporta i dati dell'impresa: un archivio con tutto ciò che conserviamo (anagrafica, colleghi, gare seguite con lo stato, spunte, i propri accessi, le accettazioni dei termini), in un file JSON e in tabelle CSV leggibili. È la portabilità.
• Chiedi la cancellazione dell'impresa: la procedura a 7 giorni descritta sopra, con email di conferma. È la cancellazione.

Per tutto il resto, o se non sei il titolare del conto, scrivi a assistenza@legium.it: rispondiamo entro 30 giorni. Se ritieni che un trattamento violi la legge puoi reclamare al Garante per la protezione dei dati personali (gpdp.it).